Cyfryzacja dokumentów elektronicznych przyczyniła się do powstania nowych pojęć informatycznych. Jednym z nich jest repozytorium. W większości przypadków repozytorium jest firmowym rozwiązaniem i jest wdrażane w środowisku systemowo-sprzętowym klienta lub w chmurze. Repozytorium jest ściśle powiązane z archiwizacją dokumentów elektronicznych i polega na ich przechowywaniu. Niekiedy repozytorium jest rozumiane jako miejsce, w którym są przechowywane różne dane. Spójrzmy na repozytorium pod względem funkcjonalności oraz przekonajmy się jakie pliki trafiają do repozytorium.
1. Funkcjonalność.
Patrząc na repozytorium pod względem funkcjonalności można przypisać mu następujące czynności:
- Przechowywanie obrazów dokumentów oraz ich atrybutów w wcześniej specjalnie do tego przygotowanych miejscach. Możliwe jest przechowywanie wielu dokumentów w różnych formatach. Atrybuty mogą posiadać hierarchiczną strukturę, co oznacza, że mogą one posiadać swoje pod atrybuty. Takie rozwiązanie pozwala na grupowanie np. danych osobowych.
- Wyszukiwanie i przeglądanie wybranych dokumentów. Wyszukiwanie dokumentów przy zdefiniowaniu uproszczonego lub bardziej zaawansowanego sposobu wyszukiwania wpisów. Aby przyspieszyć pracę repozytorium stosuje się uproszczone wpisy, które podczas podglądu ukazują pełną zawartość dokumentu.
- Wersjonowanie dokumentów umieszczanych w repozytorium. System może zapamiętać określoną lub dowolną liczbę wersji dokumentu, który trafia do repozytorium. Ta procedura dotyczy wszystkich atrybutów, zdjęć lub dodatków, którymi dokument jest opisany.
- Logowanie działań lokalnych użytkowników repozytorium. Umożliwione zostało logowanie do systemu repozytorium. Pozwala to na kontrolowanie poczynań użytkowników korzystających z usługi jaką jest repozytorium oraz chroni system przed niechcianymi włamaniami czy też atakami.
- Generowanie raportów. W większości przypadków służy do tego osobna aplikacja, którą dostarcza firma udostępniająca usługę repozytorium. Wykonując raport określa się parametry atrybutów oraz format pliku, do którego będzie wygenerowany. Mogą to być takie formaty jak np. PDF, RTF czy też klasyczny TXT.